「見積書を作るのに、毎回時間がかかる」「作業内容をどう書けばお客さんに伝わるのか、いつも迷う」。見積書づくりに時間がかかる、作業内容の書き方に迷う、という方は多いのではないでしょうか。
この記事では、AIで見積書を作る時に、AIに頼める所と自分で決める所を分けて紹介します。使うのは、Anthropic社のAI「Claude（クロード）」です。スマホ（iPhone・Android）のアプリと、パソコンのブラウザで使える版（claude.ai）があり、無料のプランもあります（無料プランには、一定の時間ごとに使える量の上限があります）。ChatGPTでも同じようにできます。
始める前に：AIに頼むのは「文面」、決めるのは「金額」
見積書は、大きく2つの部分でできています。「何をするか」を伝える文章の部分と、「いくらか」を決める数字の部分です。
AIが得意なのは、文章の部分です。「作業内容」「備考」「お支払いについて」のような、毎回ほぼ同じことを書く欄を整えてくれます。一方、金額は、あなたの仕事の中身と費用を知っているあなたにしか決められません。だから、金額を決めるのも、計算を確かめるのも、自分の仕事として残します。
Claudeの使い方は、チャットの画面に頼みたいことを文章で入力して送るだけです。この記事の「頼み方の例」は、自分の仕事に合わせて言葉を入れ替えれば、そのまま貼って使えます。
1つ目：作業内容の欄を、伝わる文章に整えてもらう
「庭の手入れ一式」「撮影・編集」のような短い書き方だと、お客さんは何にいくらかかるのか分かりません。メモ書きの材料をClaudeに渡して、読みやすい文章にしてもらいます。
うちは山梨で庭の手入れをしている個人事業主です。見積書の「作業内容」の欄に書く文を作ってください。内容は「草取り、剪定（せんてい）、枝の片付け」です。お客さんが読んで内容が分かるように、3つの項目に分けて、それぞれ1〜2文で、やさしい言葉で書いてください。金額は書かないでください。
ポイントは、最後の「金額は書かないでください」です。こう頼むと、AIが勝手に数字を作ることを減らせます。出てきた文は、実際にやる作業と合っているかを読んで、足りない所や、やらない作業が入っていたら直します。
気をつけること：お客さんの名前や住所は、AIに入れません。「〇〇様」のような仮の言葉で頼み、実際の名前は、見積書に自分で書き入れます。
2つ目：備考欄の文面を、一度作って使い回す
見積書の下のほうにある、有効期限、お支払い方法、キャンセルの扱いなどの欄は、毎回ほぼ同じです。一度きれいな文を作っておけば、次からは貼るだけで済みます。
ここは、AIに考えてもらうのではなく、あなたが決めたルールをClaudeに文章にしてもらいます。
見積書の備考欄の文を作ってください。次の内容を、ていねいな言葉で、箇条書きにしてください。「有効期限は発行から30日」「お支払いは作業の完了後、銀行振込」「日程の変更は、前日までにご連絡ください」。ここに書いていないことは、足さないでください。
「ここに書いていないことは、足さないでください」を入れるのが大事です。AIは、頼まれていない決まりを、それらしく付け足してしまうことがあります（うそをつこうとしているのではなく、あなたの事情を知らないだけです）。出てきた文がご自分のルールと合っているか、1行ずつ確かめてから使います。
3つ目：書き忘れがないか、AIにチェックしてもらう
見積書を作ったあと、送る前にもう一度、Claudeに見てもらう方法です。見直しの手伝いにも使えます。ただし、指摘が正しいとは限らないので、最後は自分で確かめてください。
次の見積書の文面を読んで、お客さんが後から「聞いていない」と思いそうな点や、書き忘れやすい項目があれば教えてください。直さなくていいので、気づいた点だけ箇条書きで出してください。（ここに、お客さんの名前と金額を外した文面を貼る）
出てきた指摘は、あくまで「参考」です。たとえば、出張費や材料費の扱いなど、「そういえば書いていなかった」という気づきが得られることがあります。採用するかどうかは、自分で決めます。
AIに任せないこと（この3つは自分で）
見積書は、お客さんとの約束になる書類です。だからこそ、AIに任せない部分を決めておきます。
- 金額を決めること、合計を計算して確かめること。AIは文章が得意で、数字の計算を間違えることがあります。電卓や表計算ソフトで確かめてください。
- 送ること。AIは下書きまでです。お客さんへ送る操作は自分で行います。
- お客さんの名前・住所・電話番号を、AIに入れないこと。
この3つを自分の手に残しておけば、文面づくりは安心して任せられます。
うまくいかない時は
「出てきた文が、うちの仕事と合わない」。材料が足りないことが原因の場合が多いようです。仕事の内容、お客さんの層（個人か、お店か）、言葉づかい（かたいか、やわらかいか）を足してもう一度頼むと、近い文が出やすくなります。「もう少し短く」「もっとやさしい言葉で」と、同じ会話の中で続けて頼む方法もあります。
この記事のまとめ
- AIに頼むのは文面。金額と計算は自分で
- 1つ目：作業内容の欄を、材料を渡して整えてもらう
- 2つ目：備考欄の文面を、自分のルールから作って使い回す
- 3つ目：送る前に、書き忘れのチェックの手伝いをしてもらう
- 送る・金額・個人情報は、自分で
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