仕事をして、お客さんに連絡して、合間に事務もする。一人で事業をしていると、事務はどうしても夜や休みの日に回ってしまいます。この記事は、そんな個人事業主の方が、AIで事務の手間を少し減らすための入り口です。
AIに任せやすい事務を、3つに絞りました。どれも文字を打って頼むだけなので、スマホでも試せます。
始める前に：AIは「下書きが得意な事務アシスタント」
ここで使うのは、Anthropic（アンソロピック）という会社のAI「Claude（クロード）」です。文章を書く、整える、まとめるのが得意で、人に話しかけるのと同じ、ふつうの言葉で頼めば動きます。ChatGPTでも同じようにできます。
事務で使うときの考え方は、ひとつだけです。「ゼロから書く時間」をAIに任せて、「確かめて送る」ところは自分でやる。下書きを作ってもらうことで、手が止まる時間を減らせることがあります。
1つ目：お客さんへの返信を、AIに下書きしてもらう
問い合わせへの返事、日程の調整、お礼のメッセージ。一つひとつは短くても、毎日たまると大きな時間になります。まずは返信の下書きから頼んでみてください。
私は山梨で一人で仕事をしています。お客さんから「来週の火曜か水曜に来てもらえますか」とメッセージが来ました。火曜は午後なら空いています。水曜は終日埋まっています。丁寧で、短めの返事を書いてください。
出てきた文を読んで、自分の言葉づかいに少し直して送ります。何回か続けると、「こういう口調で」と一言添えるだけで、自分らしい文が出るようになります。
気をつけること：お客さんの名前や連絡先は、AIに貼る前に消すか「〇〇様」に置き換えます。
2つ目：打ち合わせのメモを、やることリストに整える
打ち合わせのあと、走り書きのメモが残っているだけ、ということはありませんか。メモを読み返して「結局、何をすればいいんだっけ」となるのは、時間のもったいない部分です。
走り書きのままでかまいません。そのまま貼って、整理を頼みます。
次のメモを、「決まったこと」「自分がやること」「相手がやること」の3つに分けて、箇条書きにしてください。期限が書いてあるものは、期限も付けてください。メモ：（ここにメモを貼る）
出てきた箇条書きを見て、抜けや間違いがないか確かめます。メモに書いていないことをAIが補ってしまうことがあるので、「メモにないことは書かないでください」と一言足すと安心です。
3つ目：お知らせや案内の文を、AIと一緒に作る
休業日のお知らせ、料金の改定の連絡、新しいサービスの案内。書く機会は多くないのに、いざ書くとなると時間がかかる文章です。
私は山梨で個人で仕事をしています。12月29日から1月3日まで休みにします。お客さんに送るお知らせを、LINEで送れる長さ（200字くらい）で書いてください。急ぎの用事は1月4日以降に対応する、と入れてください。
日付や営業時間のような「事実」は、AIは知りません。自分で渡して、出てきた文の日付が合っているかを目で確かめてから送ります。
AIに任せないこと（この3つは自分で）
事務は、お金やお客さんの情報が出てくる仕事です。だからこそ、AIに任せない線を先に決めておきます。
- 送るボタンは、自分で押す。AIは下書きまで。
- 金額の計算、帳簿や請求書の数字は、自分で確かめる。売上や口座の数字は、AIに入れない。
- お客さんの名前・住所・電話番号と、パスワードは、AIに入れない。
この3つだけ自分の手に残しておけば、あとは安心して下書きを任せられます。
うまくいかない時は
「頼んでみたけれど、ピンとこない文が出てきた」。それはAIの力不足というより、材料が足りないことが多いです。誰に送るのか、どんな関係なのか、どのくらいの長さにしたいのかを足すと、よくなることが多いです。もう一度、「もう少し短く」「もっとやわらかく」と頼むのも試してみてください。
この記事のまとめ
- 1つ目：お客さんへの返信を下書きしてもらう
- 2つ目：打ち合わせのメモを、やることリストに整える
- 3つ目：お知らせや案内の文を一緒に作る
- 送る・金額・個人情報は、自分で
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